Dla pracowników
Procedury i materiały związane z prowadzeniem bieżącej pracy naukowej
UWAGA: w związku z wprowadzeniem systemu KSeF prosimy, aby osoba wystawiająca fakturę dodała w sekcji „UWAGI/DODATKOWE INFORMACJE” następujące dane:
nr 31008, Wydział Neofilologii, Instytut Filologii Romańskiej oraz państwa imię i nazwisko lub informację, czego dotyczy wydatek (np. nocleg w ramach delegacji, zakup …).
Delegacje krajowe
Przed wyjazdem
Procedurę należy rozpocząć nie później niż 14 dni przed wyjazdem. W tym celu należy:
- Wypełnić ankietę: PLIK DO POBRANIA
- Przesłać ją na adres: monika.kurczewska@uwr.edu.pl oraz DW dr. Tomasza Wysłobockiego i kierownika swojego zakładu.
- Następnie przygotowane zostaną w systemie TETA dokumenty, które trafią do IFR do podpisu dyrekcji oraz osoby delegowanej.
- Bilety na podróże krajowe należy kupować samemu (faktury za bilety PKP nie są potrzebne, do rozliczenia wystarczą bilety w formie elektronicznej, ale wtedy wraz z potwierdzeniami dokonania opłaty z banku).
- Można odpowiednio wcześniej starać się o wypłacenie zaliczki. (Zaliczka na wyjazd wypłacana jest nie wcześniej niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem podróży służbowej, czas wypłacenia zaliczki to ok. 5 dni roboczych.)
- Koszt delegacji krajowej wylicza się następująco:
– wysokość diety krajowej – 45 zł/dzień (dieta pełna),
– ryczałt za nocleg – 67,50 zł/noc,
– ryczałt za dojazdy – 9 zł/dzień.
Na wyliczanie diety krajowej ma również wpływ zapewnione wyżywienie. W zależności od rodzaju posiłku kwota diety zostaje pomniejszona odpowiednio o:
– 25% wartości diety – jeśli pracownik otrzymał śniadanie lub kolację,
– 50% wartości diety – w przypadku obiadu. - Kilometrówka za podróż prywatnym samochodem:
– Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – kwota 0,89 zł za każdy kilometr,
– Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – stawka 1,15 zł za kilometr.
Po powrocie
W ciągu 14 dni należy rozliczyć delegację.
W tym celu należy skompletować następujące informacje i dokumenty:
- Podać dokładne godziny wyruszenia w podróż i powrotu;
- Przedłożyć fakturę ze nocleg wystawioną na dane osoby korzystającej z noclegu (w przypadku braku – rozliczenie ryczałtem);
- Przedłożyć fakturę za transport (inny niż PKP) wystawioną na dane imienne lub rozliczenie tzw. kilometrówki za podróż prywatnym autem;
- W przypadku płatności przelewem lub kartą za nocleg czy transport przygotować także wydruk potwierdzenia dokonania opłaty z konta bankowego;
- Podać dokładną informację, które posiłki i w jakie dni były zapewnione w ramach delegacji (np. przez organizatora konferencji, instytucję przyjmującą);
- Przedłożyć inne dokumenty i rachunki istotne dla wyliczenia kosztów delegacji.
Skompletowane dokumenty proszę przekazać do Sekretariatu IFR do Pani Moniki Kurczewskiej. W razie potrzeby można kontaktować się z nią bezpośrednio mailowo: monika.kurczewska@uwr.edu.pl lub pod numerem telefonu: 71 375 20 43 (07:30-15:00).
Delegacje zagraniczne
Przed wyjazdem
Procedurę należy rozpocząć nie później niż 14 dni przed wyjazdem. W tym celu należy:
- Wypełnić ankietę: PLIK DO POBRANIA
- Przesłać ją na adres: monika.kurczewska@uwr.edu.pl oraz DW dr. Tomasza Wysłobockiego i kierownika swojego zakładu.
- Przygotowane zostaną następnie dokumenty w systemie TETA, które trafią do IFR do podpisu dyrekcji oraz osoby delegowanej.
- Bilety na podróże zagraniczne można zamówić :
– samodzielnie po uprzedniej akceptacji wniosku o wyjazd za granicę. Płatność może być wtedy zrealizowana:
a. przelewem przez UWr przed wyjazdem na podstawie faktury lub faktury pro forma,
b. z zaliczki wypłaconej osobie wyjeżdżającej,
c. ze środków własnych osoby wyjeżdżającej, których zwrot nastąpi po powrocie z wyjazdu i jego rozliczeniu.
– KOMUNIKAT Nr 15/2025 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 3 października 2025 r. w sprawie zasad zakupu biletów na zagraniczne podróże służbowe w Uniwersytecie Wrocławskim. - Koszt delegacji zagranicznej wylicza się następująco:
– wysokość diety (2025) za pełen dzień pobytu
a) Francja – 55 EUR,
b) Hiszpania – 50 EUR,
c) Portugalia – 49 EUR
d) Włochy – 53 EUR;
e) Pozostałe kraje – https://international.uni.wroc.pl/pracownicy-uwr/stawki-diet-dofinansowanie-podrozy-kilometrowka
– ryczałt na dojazdy (np. na lotnisko, dworzec, komunikacja miejska itp.);
– dieta podróżna (max. 1 dieta dzienna, w zależności od czasu trwania podróży);
– faktura za nocleg lub ryczałt za nocleg (25% limitu na nocleg określonego w tabeli na stronie BWM).
Uwaga! W przypadku podróży zagranicznych obowiązuje limit kosztu dziennego za usługę noclegową (UWr rozlicza koszty delegacji tylko do tego limitu; konieczne jest przedstawienie faktury): https://international.uni.wroc.pl/pracownicy-uwr/stawki-diet-dofinansowanie-podrozy-kilometrowka
Na wyliczanie kosztów delegacji ma również wpływ bezpłatne wyżywienie. Pracownikowi, któremu zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie należy się 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
– 15% wartości diety – jeśli pracownik otrzymał bezpłatne śniadanie,
– 30% wartości diety – jeśli pracownik otrzymał bezpłatny obiad,
– 30% wartości diety – w przypadku bezpłatnej kolacji. - Kilometrówka za podróż prywatnym samochodem:
– Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – kwota 0,89 zł za każdy kilometr,
– Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – stawka 1,15 zł za kilometr.
Po powrocie
W ciągu 14 dni należy rozliczyć delegację.
W tym celu należy skompletować następujące informacje i dokumenty:
- Podać dokładne godziny wyruszenia w podróż i powrotu (z biletów); w przypadku podróży samochodem podać również godzinę przekroczenia granicy przy wyjeździe i powrocie.
- Przedłożyć fakturę imienną (na swoje dane) za nocleg (w przypadku braku – rozliczenie ryczałtem);
- W przypadku płatności przelewem lub kartą za nocleg lub transport w kraju delegacji przygotować także wydruk potwierdzenia dokonania opłaty z konta bankowego;
- Przedłożyć bilety/karty pokładowe (również bilety za transport w kraju delegacji);
- Podać dokładną informację, które posiłki i w jakie dni były zapewnione w ramach delegacji (np. przez organizatora konferencji, instytucję przyjmującą);
- Przedłożyć inne dokumenty i rachunki istotne dla wyliczenia kosztów delegacji.
Inne ważne i szczegółowe informacje znajdują się na stronie Biura Współpracy z Zagranicą: https://international.uni.wroc.pl/pracownicy-uwr/procedura
Skompletowane dokumenty proszę przekazać do Sekretariatu IFR do Pani Moniki Kurczewskiej. W razie potrzeby można kontaktować się z nią bezpośrednio mailowo: monika.kurczewska@uwr.edu.pl lub pod numerem telefonu: 71 375 20 43 (07:30-15:00).
Wniosek o wyrażenie zgody na opłacenie udziału w konferencji naukowej
Poniżej znajduje się formularz wniosku przygotowany przez pełnomocniczkę dziekana ds. finansowych. Wniosek o zgodę na dokonanie opłaty konferencyjnej należy złożyć nie później niż 30 dni przed ostateczną datą dokonywania wpłat. UWAGA! Po wyrażeniu przez dziekana zgody na opłacenie udziału w konferencji należy złożyć w sekretariacie IFR „Wniosek o wniesienie opłaty konferencyjnej” (patrz niżej).
Proszę wypełnić następujące pola:
– data;
– wartość brutto (wysokość opłaty konferencyjnej);
– źródło finansowania (np. środki zakładowe, środki IFR, środki dziekana, środki RDN, środki prorektora ds. naukowych + podać dyscyplinę
naukową, w ramach której realizowane będzie działanie);
– uzasadnienie (np. Opłata za udział Pani AA w sympozjum pt. XYZ, które odbędzie się w Warszawie w dn. 1-2.01.2031, w ramach którego
wygłosi referat naukowy.)
FORMULARZ WNIOSKU DO WYPEŁNIENIA
Uzupełniony o te informacje plik wniosku proszę przesłać w wersji edytowalnej na adres: monika.kurczewska@uwr.edu.pl
Wniosek o wniesienie opłaty konferencyjnej
Poniżej znajduje się formularz wniosku o dokonanie opłaty za udział w konferencji. Można go dowolnie modyfikować, tak aby przystawał do specyfiki działania (np. wpisowe za udział w warsztatach, opłata członkowska). Wypełniony formularz wniosku proszę przekazać w formie edytowalnej do sekretariatu IFR na adres: monika.kurczewska@uwr.edu.pl nie później niż 14 dni przed ostateczną datą dokonywania opłat.
UWAGA! Przed złożeniem wniosku należy najpierw złożyć „wniosek o wyrażenie zgody na opłacenie udziału w konferencji naukowej” (patrz powyżej).
FORMULARZ WNIOSKU DO WYPEŁNIENIA
Proszę pamiętać, że do rozliczenia kosztów udziału w konferencji niezbędna jest faktura od organizatorów na dane ogólne Uniwersytetu Wrocławskiego.
Prezentacja nt. IFR w języku angielskim
Przedstawiamy prezentację zawierającą podstawowe informacje nt. Wydziału Neofilologii oraz Instytutu Filologii Romańskiej do wykorzystania na potrzeby promocyjne i informacyjne. Można ją edytować i uzupełniać o dowolne dane, np. na temat własnych badań czy wybranych aspektów działalności akademickiej.
Krótka ściąga z ewaluacji
W poniższej broszurce w przejrzysty i przyjazny sposób opisano, czym jest ewaluacja, oraz wytłumaczono, w jaki sposób pracownicy są rozliczani ze swoich publikacji, a także – jak obliczać punkty za sloty: LINK DO BROSZURY
Organizacja konferencji naukowych
Przygotowanie preliminarza i sprawy finansowe
- Podstawową i niezbędną rzeczą jest przygotowanie preliminarza konferencji (PLIK DO POBRANIA), w którym zamieszcza się informacje nt. finansów oraz rozpisuje zadania organizacyjne oraz źródła finansowania (np. środki IFR, grant, wpłaty uczestników, środki rektora itd.).
- Kolejne korekty preliminarza można złożyć na każdym etapie organizacji konferencji.
- Preliminarz podpisuje kierownik naukowy konferencji, dyrektor IFR, pełnomocnik dziekana ds. finansowych i dziekan; następnie trafia do Działu Kosztów, który nadaje numer konferencji oraz nr konta bankowego do przelewu opłat konferencyjnych.
- Numer konferencji to jednocześnie numer źródła finansowania – jest on niezbędny do wszelkich czynności finansowych i formalnych.
- Preliminarz może uwzględniać wynagrodzenie (w formie dodatków zadaniowych) dla organizatorów konferencji, informatyka, który konferencję będzie obsługiwał poza godzinami swojej pracy oraz osób z administracji IFR, które pomagają w organizacji konferencji.
- W ramach organizacji konferencji można zaplanować zakup WSZYSTKIEGO, co jest niezbędne dla sprawnego zorganizowania wydarzenia naukowego (usług, sprzętu, materiałów promocyjnych, wynagrodzenie dla keynote speakerów itp.).
Kwestiami finansowymi związanymi z organizacją konferencji zajmuje się w IFR p. Monika Kurczewska z sekretariatu (monika.kurczewska@uwr.edu.pl).
Kwestie organizacyjne:
- Rezerwacja sal na konferencję oraz, ewentualnie, na catering (w sekretariacie IFR).
- Rezerwacja noclegów dla gości – UWr ma podpisaną umowę ramową z Art Hotelem **** sp. z o.o. ul. Kiełbaśnicza 20, 50 – 110 Wrocław.
- Zamówienie cateringu (jedzenie serwowane jest w IFR) w formie obiadu, kolacji lub przerw kawowych (przez sekretariat IFR). W tym wypadku dokonuje się wyboru opcji w zależności od wysokości kwoty, jaką dysponują organizatorzy na ten cel. UWr ma podpisaną umowę ramową na catering, co znacznie ułatwia zadanie.
- Zamówienie usługi restauracyjnej (gdy posiłek odbywa się w restauracji) – należy z tę informację zgłosić możliwie jak najszybciej (najlepiej już na początku roku) z uwagi na występujące ryzyko konieczności organizacji przetargu, na co potrzeba sporo czasu.
- Zamówienie materiałów konferencyjnych (notesy, długopisy, plakietki imienne, gadżety UWr itp.).
Oferta dostępna na stronie: https://old.uni.wroc.pl/promocja/sklep/ po wcześniejszym zalogowaniu do Intranetu (we własnym zakresie). - Zamówienie wydruku materiałów informacyjnych i promocyjnych (plakaty, programy, roll-up itp.)
Pomoc w projektowaniu materiałów graficznych oferuje Biuro ds. komunikacji i p. Dominika Hull-Bruska (dominika.hull@uwr.edu.pl).
Kwestiami organizacyjnymi związanymi z organizacją konferencji zajmuje się w IFR p. Aneta Czechowska z sekretariatu IFR (aneta.czechowska@uwr.edu.pl).
Uwagi końcowe:
- KAŻDY wydatek (zakup materiałów lub usług) musi być wcześniej poprzedzony wnioskiem w systemie zamówień publicznych; wniosek ten musi być zgodny z zapisami preliminarza finansowego konferencji.
- Procedowanie każdego wniosku trwa ok. miesiąca, więc proszę informację o konieczności zakupu sprzętu, materiałów czy usług przekazywać do sekretariatu tak szybko, jak tylko się da.
- Jeśli wniosek uzyska zgody wszystkich instancji uczelnianych, organizator konferencji może wystąpić o wypłatę zaliczki na poczet zakupu lub realizacji usługi.
- Po zakończeniu konferencji organizatorzy dokonują rozliczenia konferencji w oparciu o faktury, rachunki i zawarte umowy. Ostatecznym rozliczeniem jest aneks do preliminarza konferencji, rozpisujący wydatki w ostatecznej wysokości na poszczególne zadania. Każdorazowo aneks musi zostać zatwierdzony przez Dyrekcję IFR, pełnomocnika dziekana ds. finansowych, a następnie dziekana.
- Niewykorzystane środki z konferencji można przenieść na kolejny rok kalendarzowy, ale tylko pod warunkiem, że zostaną wykorzystane na cele związane z przygotowaniem publikacji.
Osobą w Dziale Kosztów UWr, która prowadzi sprawy finansowe konferencji naukowych jest p. Izabela Bałut (izabela.balut@uwr.edu.pl).
